¿Necesitas redactar una bitácora de obra y no sabes cómo hacerlo? ¡Aquí te lo decimos!
La bitácora de obra es un instrumento importante en el control y supervisión de obra.
En este artículo nos enfocamos a la temática constructiva y en este caso a un tema dentro de la arquitectura que como constructores, arquitectos e ingenieros en general debemos saber y es: El uso y correcto llenado de una bitácora de obra.
¿Qué es una Bitácora de Obra?
Primero comenzaremos por definir qué es una bitácora de obra y para qué nos sirve.
La bitácora de obra es un instrumento que nos ayuda a identificar y conocer los eventos sobresalientes en una obra y nos ayudar a dar seguimiento a todos los trabajos que se están ejecutando. Es un registro escrito que documenta todos los eventos, actividades y decisiones que ocurren en el lugar de trabajo durante el proceso de construcción.
Esta bitácora es mantenida por el residente de obra o el supervisor de construcción y sirve como un historial completo del proyecto desde el inicio hasta la finalización y contribuye sustancialmente a mejorar la calidad de la obra y la supervisión ya que la persona encargada de la misma tiene a la mano toda la información necesaria de la obra.
Bitácora de Obra Pública
Para obra pública existe otro tipo de bitácora con requerimientos específicos de la dependencia gubernamental que sea la encargada de auditar la obra.
Pero en este caso nos centraremos en conocer una bitácora de obra privada que cualquier contratista podría hacer.
La bitácora es en muchos de los casos forma parte del contrato de la obra en si.
Ya que, ahí se registrarán los cambios o especificaciones que tuvieran que efectuarse durante la ejecución de la obra.
La bitácora de obra no es cualquier libreta que podemos usar para ir haciendo las anotaciones. Se trata de un libro o libreta que contiene el formato con las especificaciones necesarias requeridas en una obra.
Elementos de una Bitácora de Obra
Por lo general estas bitácoras son de pasta gruesa y resistente para el uso rudo de las obras. Además cuentan con papel calcante para poder transcribir en más hojas algún contenido especial. La gran mayoría de las bitácoras cuentan con los siguientes apartados:
- Hojas foliadas. Importantísimo, ya que esto permite dar un seguimiento y continuidad a los procesos constructivos de la obra. En algunos casos cuentan con dos o tres hojas foliadas con el mismo número por si se necesitan copias, por lo general si se necesitan ya sea para el contratista o para el archivo.
- Hoja de información de obra. Por lo general es la primera hoja de la bitácora. En ella debemos anotar todos los datos de la obra así como del contrato tales como: dirección de la obra, nombre del cliente, nombre del contratista, etc.
- Reglamento de la bitácora. En este reglamento vienen los principales puntos a tratar en cuanto al llenado de la bitácora se refiere y su auditación, para hacer válida la bitácora este reglamento deberá estar firmado por el cliente y el contratista o constructor. En algunas ocasiones este apartado viene en la hoja de información de obra, en cualquier caso siempre deberá estar firmada tanto por cliente como por contratista para validarla.
- Reglamento de la obra. En la hoja de reglamento de la obra vienen especificados los asuntos relacionados con la entrada y salida de personal, seguridad, higiene, horas y días laborales etc.
- Fecha y Hora: Cada entrada debe incluir la fecha y la hora exactas de los eventos registrados.
- Condiciones Climáticas: Es importante registrar las condiciones climáticas diarias, ya que pueden afectar el progreso y la seguridad del sitio.
- Trabajo Realizado: Describe las actividades realizadas ese día, como trabajos de excavación, vertido de concreto, instalaciones eléctricas, etc.
- Materiales Utilizados: Registra los materiales y la cantidad utilizada en cada actividad.
- Personal y Equipos: Enumera a los trabajadores presentes y el equipo utilizado.
- Fotos y Documentación: Adjunta fotos y documentos relevantes que respalden la información registrada.
Notas de Bitácora de Obra Civil
- Abreviaturas, nomenclaturas y medidas. En algunas bitácoras viene una hoja especial para conocer las abreviaturas de nombres, conceptos o materiales así como una tabla de conversiones de medidas y sus abreviaturas para colocarlas correctamente en la bitácora.
- Hoja de llenado. Es la hoja tipo de la cual está compuesta la bitácora. Por lo general es una hoja cuadriculada donde anotaremos la fecha, el nombre de quien supervisa, el trabajo que se está ejecutando y sus características. Vienen también con un apartado especial para realizar croquis o dibujos a mano alzada para hace más gráfico el trabajo. También viene un sitio especial para firmas ya sea del residente o del constructor y/o el cliente.
- Hoja de entrega u hoja final. En la hoja final tenemos dos opciones. Una es asentar que se continuarán los registros en otra bitácora (en caso de que se haya terminado de llenar esa) y la otra es la terminación y entrega de la obra así como del cierre de la bitácora. Debemos asentar muy bien estos datos y finalizar con las respectivas firmas que se dieron al inicio para concluir con la obra y la bitácora.
¿Cómo llenar una Bitácora de Obra?
Llenar una bitácora de obra de manera efectiva requiere atención al detalle y consistencia. Aquí hay algunos pasos que puedes seguir:
- Registra diariamente: Es crucial que se actualice la bitácora todos los días, incluso si no ocurrió ningún evento importante. Esto garantiza un registro completo del proyecto.
- Sé detallista: Proporciona información detallada y precisa en cada entrada. Cuanto más completo sea el registro, mejor.
- Incluye documentación: Acompaña tus entradas con fotografías, esquemas o documentos relevantes. Esto proporciona evidencia visual que respalda tu registro.
- Mantén una estructura consistente: Usa un formato consistente para cada entrada, lo que facilita la búsqueda de información específica más adelante en el proyecto.
- Registra problemas y soluciones: Si surgen problemas, asegúrate de documentarlos y describir las soluciones propuestas o implementadas.
- Firma y aprueba: Al final de cada entrada, asegúrate de obtener las firmas necesarias para aprobar y respaldar la información registrada.
- Revisa regularmente: La bitácora debe revisarse y actualizarse regularmente para garantizar su precisión.
¿Bitácora física o bitácora electrónica?
La información y diseño de las categorías de llenado de las bitácoras puede depender del país en el que se encuentren.
Pero de una manera muy genérica suelen incluir los datos que les acabo de mencionar.
El llenado de una bitácora de obra es algo serio y su uso tiene implicaciones legales que pueden directamente influir en el contrato o el presupuesto de obra.
Redactar correctamente una bitácora de obra es esencial para documentar de manera precisa y eficiente el progreso del proyecto, garantizar la transparencia y el cumplimiento de regulaciones, y resolver disputas futuras